会議の進め方や心がけ

最近、いわゆるLifeHack系のネタに強い興味があります。
ライフハックとは - はてなキーワードによると、「効率良く仕事をこなし、高い生産性を上げ、人生のクオリティを高めるための工夫。」となってます。単に上手に仕事をこなすというだけでなく、その結果人生を豊かにするというところまでつながっていることが重要なポイントだと思います。
私も皆さんと同じく会議は好きではないので、自分が主幹となる会議は効率よくできるよう心がけていますが、まだまだ甘いなぁとも思ってます。私のやり方はLifeHackだといえるほどでもないですが、せっかくなのでブログにまとめてみます。もしよりよい方法があったら是非教えていただけると幸いです。

最初に名前をつける。
- この会議の名称は一番最初に決める。案件名（もしくはプロジェクト名）が既に決まっているといい。案件名＋会議名で大抵の会議の方向性が決まる。
- 決まった名称は後で述べる各種管理番号のプレフックスやML名などに利用して、整理しやすいようにしておく。
会議の目的とゴールを最初に宣言する。
- 基本といえば基本ですが、以外とみんなやってない。
- 終了時間を決めてしまうのもアリ。この会議は17:00までよとか。（お昼のチャイムがなっているのに結論も出さずにだらだら会議するのはやめましょう。:-)）
運営に必要な管理対象を決め、その管理（＝番号付け）を徹底する。
- 会議の運営に必要な管理対象を決める。その際は本当に必要かどうかを自問して必要最小限に抑える。経験からいうと資料と課題の2つくらいを管理していれば大抵はOK。
- 番号付けの意味について。特に定例会議の場合は前回の会議の話を指すために「○○の件で」という場合があると思いますが、この「○○」の部分が人によって言い方や認識が異なったり、「○○」って何の件だっけ？と忘れてたりすることがありますので、それを間違えないようにするために付けます。「宿題1-1の件で」と言えれば誤解を少なくすることができます。もっとも宿題の自体が曖昧だったりすると意味がないですけど。
速やかな判断を心がける。
- 「100%完璧な判断などどうせできない」という前提をおく。人によって100%は異なるし、そもそもどうすれば100%完璧な判断ができるかもわからない。ある時点で100%近かったとしても次の日になればまた状況が変わるかもしれない。今ここにある情報が私たちのチームのベストだと考えその中で判断する。
- 必ず判断した理由を一緒に添えるようにする。理由は最低でも2つは入れられるように頭を使う。（ココがもっとも頭を使うべきところだと思ってます。）「この課題については案1を採用したいと思います。理由はAがBより少ないこと、またCはDと比べるとこのような理由で優れているいることからです。」と宣言するようなイメージでしょうか。
- 判断したときの理由は次の判断の方針や基準になる可能性がある。
- もし自分の判断が間違っていることがわかったら、可能な限り早く関連者に誠意をもって全力で謝罪し、回復策を検討する。

一番難関なのはこれらのやり方を、参加者全員が理解して実践できることです。:-)